Formato condicional

El formato condicional en Excel resalta visualmente las celdas en cuanto se cumple una condición. Esto hace que los datos sean más descriptivos y permite reconocer los hechos más rápidamente.

Condición mayor que

En nuestro primer ejemplo, de una lista de precios de coches, destacaremos todos los importes que cuesten más de 10.000 euros. Para ello, seleccionaremos todas las celdas con precios como en la captura de pantalla.

A continuación, hacemos clic en el botón «Formato condicional» de la pestaña «Inicio» del grupo «Estilo».

Se abre un menú y hacemos clic en «Reglas para resaltar celdas» en la selección «Mayor que».

Se abre el cuadro de diálogo «Mayor que». Introducimos el valor 10.000 € en la celda de la izquierda. Esto resaltará todos los valores superiores a 10.000.

Consejo: En lugar de un valor fijo, podemos seleccionar una celda de nuestra hoja de datos. Por ejemplo C1

En la segunda celda establecemos el formato. Seleccionamos «relleno verde» para nuestro ejemplo. Esto marcará todos los valores superiores a 10.000 euros con un fondo verde.

Hacemos clic en Aceptar y vemos el resultado:

Consejo: También podemos añadir reglas adicionales como Igual o Doble o insertar otras condiciones como reglas Superior/Inferior.

Gestionar las reglas de formato con símbolos

Queremos comparar los gastos en zapatos de tres mujeres, ¡y esto con símbolos de colores! Marcamos nuestros datos como en el ejemplo.

A continuación, hacemos clic en el botón «Formato condicional» de la pestaña «Inicio» del grupo «Estilo».

En el siguiente menú seleccionamos conjuntos de símbolos.

Hacemos clic en 3 semáforos (sin borde) de la categoría Formas.

El resultado es como en la captura de pantalla. Sin embargo, queremos marcar los gastos elevados con semáforos rojos y no con verdes.

Para ello modificamos las reglas de distribución de los semáforos. Para ello, hacemos clic en el botón «Formato condicional» mientras las salidas siguen seleccionadas.

Hacemos clic en la opción «Gestionar reglas» en la parte inferior del menú.

Ahora vemos la regla actual y varios botones. Hacemos clic en «Editar regla».

El cuadro de diálogo «Editar regla de formato» se abre en el área «Editar descripción de la regla» en el botón «Invertir el orden de los símbolos». Para confirmar, hacemos clic en Aceptar y luego en Aceptar de nuevo.

Listo. Nuestra tabla muestra ahora claramente la distribución del gasto en calzado.

Consejo: Al utilizar el formato condicional, la regla es: tanto como sea necesario y tan poco como sea posible.

Formato condicional con escalas de color

Para el siguiente ejemplo, queremos añadir una escala de colores a la columna «Precio» de nuestra tabla de coches usados. Por lo tanto, seleccionamos la columna Precio como en el primer ejemplo.

A continuación, hacemos clic en el botón «Formato condicional» de la pestaña «Inicio» del grupo «Estilo».

En el siguiente menú hacemos clic en Escalas de color.

Excel nos muestra una selección de reglas de formato con diferentes gradaciones de colores. Elegimos la escala de colores verde-blanco, donde cuanto más alto sea el número, más intenso será el verde.

Este es el resultado:

La siguiente captura de pantalla muestra la serie «Precio» ordenada. Si quieres saber cómo ordenar series de datos, haz clic aquí: Ordenar datos en Excel.

Eliminar el formato condicional

Para eliminar el Formato Condicional hacemos clic en el botón «Formato Condicional» y seleccionamos «Eliminar reglas» del menú y hacemos clic en «Eliminar reglas en las celdas seleccionadas».